Jahresbeleg: zehn Minuten Arbeit, harte Frist
Zum Jahresende braucht jede einzelne Kasse ihren Jahresbeleg. Für 2026 läuft die Prüfung bis 15. Februar 2027.
Das Jahresende kommt schneller, als man denkt. Mit ihm kommt eine Pflicht, an die viele Betriebe erst im Februar wieder denken: der Jahresbeleg. Die Arbeit ist überschaubar. Die Frist ist es nicht, denn sie lässt sich nicht verschieben.
Der Jahresbeleg in fünf Punkten
- Jede Kasse braucht ihren eigenen Jahresbeleg
- Er ist zugleich der Monatsbeleg für Dezember
- Erzeugt wird er wie jeder Nullbeleg mit dem Wert 0
- Geprüft wird bis spätestens 15. Februar des Folgejahres
- Die Prüfung läuft per BMF Belegcheck-App oder automatisch über das Registrierkassen-Webservice
Was der Jahresbeleg ist
Der Jahresbeleg gehört zu den Sicherheitsmaßnahmen der Registrierkassensicherheitsverordnung, kurz RKSV. Er schützt die gespeicherten Daten deiner Kasse vor Manipulation. Hast du mehrere Kassen im Betrieb, braucht jede einen eigenen.
Technisch ist er der Monatsbeleg für Dezember. Du erzeugst ihn wie jeden Nullbeleg, indem du den Wert 0 eingibst. Dabei muss die Signaturerstellungseinheit angesteckt und betriebsbereit sein. So heißt die Sicherheitseinrichtung deiner Kasse.
Erstellt wird er am Ende des Kalenderjahres, auch wenn dein Wirtschaftsjahr anders läuft. Grundsätzlich ist das der 31. Dezember, sonst der letzte Tag mit getätigten Umsätzen.
In drei Schritten erledigt
Erstellen
Im Dezember einen Monatsbeleg mit dem Wert 0 erzeugen. Das ist dein Jahresbeleg.
Prüfen
Den QR-Code mit der App scannen oder die Kasse den Beleg automatisch übermitteln lassen.
Aufbewahren
Ausgedruckte Belege sieben Jahre aufheben. Bei elektronischer Übermittlung entfällt das.
Zwei Wege zur Prüfung
Bis zum 15. Februar des Folgejahres muss der Jahresbeleg für jede Kasse geprüft sein. Für das Jahr 2026 ist das der 15. Februar 2027. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten.
| Merkmal | BMF Belegcheck-App | Registrierkassen-Webservice |
|---|---|---|
| Ablauf | Du scannst den QR-Code auf dem Beleg mit dem Handy. Ein grünes Häkchen zeigt die erfolgreiche Prüfung. | Die Kasse erstellt den Beleg elektronisch und schickt ihn automatisch an FinanzOnline. |
| Ausdruck | Ja, der Beleg wird gedruckt und aufbewahrt. | Nein, Ausdruck und Aufbewahrung entfallen. |
| Voraussetzung | Smartphone mit der App und eine angesteckte Signaturerstellungseinheit. | Eine Kasse mit der passenden technischen Ausstattung. |
Ob deine Kasse das Webservice unterstützt, hängt vom Gerät ab. Frag bei uns nach, dann schauen wir gemeinsam nach.
Sonderfälle: Saison, Mitternacht, Betriebsurlaub
Nicht jeder Betrieb läuft von Januar bis Dezember durch. Bei Saisonbetrieben kann der Jahresbeleg zum Saisonende erstellt werden. Auch dann gilt der 15. Februar des Folgejahres als spätestes Datum.
Für Öffnungszeiten über Mitternacht und für Betriebsurlaub gibt es ebenfalls Sonderregeln. Wie sie bei dir greifen, hängt von deinem Betrieb ab. Frag einfach nach, wir kennen sie.
Was passiert, wenn du die Frist verpasst
Das Versäumen der Frist kann eine Finanzordnungswidrigkeit darstellen. Bei zehn Minuten Arbeit ist das ein vermeidbares Risiko. Erzeug den Beleg am besten gleich zum Jahreswechsel, dann bleibt bis Mitte Februar genug Luft für die Prüfung.
Dieser Beitrag ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Die letzte Auskunft geben deine Steuerberatung und das Finanzamt.
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