Wer braucht eine Registrierkasse in Österreich?

Die Registrierkassenpflicht greift, sobald dein Betrieb zwei Grenzen gleichzeitig überschreitet: einen Jahresumsatz von mehr als 15.000 Euro und Barumsätze von mehr als 7.500 Euro pro Jahr. Beide Werte müssen überschritten sein, erst dann entsteht die Pflicht. Sie beginnt ab dem viertfolgenden Monat nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem beide Grenzen erstmals überschritten wurden.

Diese Regel betrifft praktisch jeden Betrieb mit Bareinnahmen, von der Gastronomie über den Einzelhandel bis zu Dienstleistern mit Laufkundschaft. Wer knapp unter den Grenzen liegt, sollte den eigenen Umsatz im Blick behalten, denn die Pflicht entsteht automatisch, ohne gesonderte Aufforderung vom Finanzamt.

Welche Ausnahmen gelten? Die Kalte-Hände-Regel

Nicht jeder Betrieb mit Barumsätzen braucht zwingend eine Registrierkasse. Für Umsätze im Freien gilt die sogenannte Kalte-Hände-Regel: Wer draußen verkauft, bleibt bis zu einem Jahresumsatz von 45.000 Euro von der Registrierkassenpflicht befreit. Der Gesetzgeber stellt drei weitere Betriebsformen dieser Regel gleich, jeweils ebenfalls bis 45.000 Euro Jahresumsatz: Alm-, Berg- und Schihütten, den Buschenschank an maximal 14 Tagen im Jahr sowie gemeinnützige Vereinskantinen an maximal 52 Tagen im Jahr.

Diese Ausnahmen befreien von der Registrierkassenpflicht, nicht aber automatisch von der Belegerteilungspflicht. Ob dein Betrieb unter eine der vier Kategorien fällt, klärst du am besten in einer Beratung, denn die Grenzen sind je Betriebsform exakt festgelegt.

Was regelt die Sicherheitseinrichtung deiner Kasse?

Seit 1. April 2017 braucht jede Registrierkasse in Österreich eine technische Sicherheitseinrichtung. Dazu gehören eine Signatur- oder Siegelerstellungseinheit, eine Verschlüsselung nach AES-256, ein Datenerfassungsprotokoll (DEP), die signierte Verkettung der Barumsätze und ein maschinenlesbarer QR-Code auf jedem Beleg. Kasse und Signaturerstellungseinheit registrierst du über FinanzOnline, den Startbeleg prüfst du mit der BMF Belegcheck-App. Details zur Signaturkarte selbst, inklusive des laufenden Kartentauschs, findest du auf der Seite Signaturkarte der Registrierkasse.

Welche Pflichten begleiten dich durchs Kassenjahr?

Neben der Sicherheitseinrichtung selbst bringt die Registrierkassensicherheitsverordnung mehrere wiederkehrende Pflichten mit sich. Die Belegerteilungspflicht gilt ab dem ersten Barumsatz, der Gast muss den Beleg nicht mitnehmen, das Anbieten genügt. Ab 1. Oktober 2026 regelt Paragraf 132a BAO zusätzlich die elektronische Belegerteilung ausdrücklich: Der Beleg darf digital übermittelt oder zur digitalen Mitnahme angezeigt werden, der Gast kann aber bis Geschäftsschluss weiterhin Papier verlangen. Mehr dazu auf der Seite Belegpflicht und digitaler Kassenbon.

Einmal im Jahr steht der Jahresbeleg an, der Monatsbeleg für Dezember, zu erstellen bis 31. Dezember und zu prüfen bis 15. Februar des Folgejahres. Alles dazu liest du auf der Seite Jahresbeleg der Registrierkasse. Für jeden Umsatzmonat entsteht außerdem ein eigener Monatsbeleg, und das Datenerfassungsprotokoll muss mindestens vierteljährlich unveränderbar auf einem externen Datenträger gesichert werden, siehe Monatsbeleg und Datensicherung.

Fällt die Sicherheitseinrichtung aus und dauert der Ausfall absehbar länger als 48 Stunden, meldest du Beginn und Ende über FinanzOnline; während des Ausfalls hilft eine Ersatzkasse oder handschriftliche Belege mit Durchschrift, danach folgt die Nacherfassung. Details auf der Seite Wenn die Registrierkasse ausfällt. Wer alle Termine eines Kassenjahres auf einen Blick möchte, findet sie im RKSV-Jahrescheck für deinen Betrieb.

Was passiert bei Verstößen?

Fehlt die technische Sicherheitsvorkehrung, gilt das als Finanzordnungswidrigkeit mit einer Strafe bis 5.000 Euro nach Paragraf 51 FinStrG. Wer Belege vorsätzlich manipuliert, riskiert eine Strafe bis 100.000 Euro nach Paragraf 51b FinStrG. Beide Werte zeigen, wie ernst der Gesetzgeber die korrekte Führung der Registrierkasse nimmt, unabhängig von der Betriebsgröße.

Warum POS Kassen für deine RKSV-Pflichten?

Seit 2002 begleitet POS Kassen und EDV Systeme GmbH Betriebe in Vorarlberg und der Euregio Bodensee durch alle Pflichten rund um die Registrierkasse, mit über 2.000 umgesetzten Kasseninstallationen und einer BMD-Zertifizierung zu den österreichischen Kassenrichtlinien als Kompetenzbeleg. Der 365-Tage-Support mit Hotline, Fernwartung, Vor-Ort-Service und Notdienst bis 22 Uhr übernimmt genau die Aufgaben, die im Alltag Zeit kosten: die Registrierung in FinanzOnline, die Prüfung von Jahres- und Monatsbelegen, die Reaktion bei einem Kassenausfall und die laufende Wartung der Sicherheitseinrichtung. Beratung, Hardware, Software, Installation, Schulung und Support kommen dabei aus einer Hand, damit du dich auf deinen Betrieb konzentrieren kannst statt auf Paragrafen.

Alle Angaben Stand August 2026; verbindlich ist die jeweils geltende Rechtslage.