Monatsbeleg und Datensicherung
Monatsbeleg und Datensicherung
Jeder Umsatzmonat deiner Registrierkasse braucht einen eigenen Monatsbeleg, und die Daten dahinter müssen mindestens vierteljährlich unveränderbar gesichert werden. POS Kassen und EDV Systeme GmbH zeigt dir, was Monatsbeleg und Datenerfassungsprotokoll konkret bedeuten und wie du beides zuverlässig im Griff behältst.
Was bedeutet der Monatsbeleg je Umsatzmonat?
Für jeden Monat, in dem in deinem Betrieb Barumsätze angefallen sind, verlangt der Gesetzgeber einen eigenen Monatsbeleg je Umsatzmonat. Erstellt wird er über die Sicherheitseinrichtung deiner Registrierkasse, also über die Signatur- oder Siegelerstellungseinheit, die seit 1. April 2017 verpflichtend ist. Sie signiert jeden Barumsatz und verkettet ihn lückenlos mit den vorangegangenen Umsätzen, sodass sich im Nachhinein nichts unbemerkt verändern lässt.
Der Monatsbeleg ist damit kein zusätzlicher Papierkram, sondern ein Baustein der technischen Sicherheitseinrichtung, die deine Kasse ohnehin laufend führt. Wichtig ist nur, dass er für jeden einzelnen Monat vorliegt, lückenlos und ohne Unterbrechung.
Was ist die DEP-Sicherung und wie oft ist sie fällig?
Das Datenerfassungsprotokoll, kurz DEP, speichert alle signierten Barumsätze deiner Kasse. Es muss mindestens vierteljährlich unveränderbar auf einem externen Datenträger gesichert werden. Extern bedeutet: getrennt von der Kasse selbst, damit die Daten auch bei einem Defekt, einem Austausch oder dem Verlust der Kasse vollständig erhalten bleiben.
Vier Sicherungen pro Jahr sind das gesetzliche Minimum, keine Vorgabe für den Idealfall. Wer die DEP-Sicherung seltener durchführt, riskiert Lücken, die sich im Ernstfall, etwa bei einer Prüfung, nicht mehr schließen lassen.
Monatsbeleg, DEP-Sicherung und Jahresbeleg im Überblick
| Pflicht | Rhythmus | Kurz erklärt |
|---|---|---|
| Monatsbeleg | je Umsatzmonat | Nachweis der Barumsätze für jeden einzelnen Monat |
| DEP-Sicherung | mindestens vierteljährlich | Unveränderbare Kopie der Kassendaten auf externem Datenträger |
| Jahresbeleg | bis 31. Dezember | Monatsbeleg für Dezember, zugleich Jahresabschluss der Kasse |
| Prüfung Jahresbeleg | bis 15. Februar Folgejahr | Kontrolle per Belegcheck-App oder FinanzOnline-Webservice |
Der Jahresbeleg hängt eng mit dem Monatsbeleg zusammen, denn er ist schlicht der Monatsbeleg für Dezember. Den kompletten Ablauf durchs Kassenjahr, inklusive Startbeleg und Prüfung, findest du im RKSV-Jahrescheck.
Was droht bei fehlender Sicherung?
Fehlt die technische Sicherheitseinrichtung deiner Kasse oder ist sie unvollständig geführt, handelt es sich laut Gesetz um eine Finanzordnungswidrigkeit bis 5.000 Euro (Paragraf 51 FinStrG). Wird nachweislich vorsätzlich manipuliert, reicht der Strafrahmen bis 100.000 Euro (Paragraf 51b FinStrG). Eine regelmäßige, dokumentierte DEP-Sicherung ist der einfachste Weg, gar nicht erst in diese Nähe zu kommen.
Wie unterstützt POS Kassen bei Monatsbeleg und DEP-Sicherung?
POS Kassen ist seit 2002 am Markt, Rene Bickel bringt seit 1990 Erfahrung aus der Kassenbranche mit, und das Team ist BMD-zertifiziert für österreichische Kassenrichtlinien. Diese Erfahrung steckt in jeder Beratung rund um Monatsbeleg und DEP-Sicherung: von der Einrichtung der Kasse über die laufende Kontrolle bis zum Support, wenn eine Sicherung einmal nicht wie geplant läuft.
Mit 365-Tage-Support über Hotline, Fernwartung und Vor-Ort-Service bist du auch dann nicht allein, wenn eine Frist knapp wird. Kostenlose Leihgeräte bei einem Geräteausfall sorgen zusätzlich dafür, dass Monatsbeleg und DEP-Sicherung auch dann weiterlaufen, wenn die eigentliche Kasse gerade repariert wird.
Alle Angaben Stand August 2026; verbindlich ist die jeweils geltende Rechtslage.
Häufige Fragen zu Monatsbeleg und Datensicherung
Wie oft muss ich die DEP-Sicherung durchführen?
Mindestens vierteljährlich, und zwar unveränderbar auf einem externen Datenträger, getrennt von der Kasse selbst.
Was ist der Unterschied zwischen Monatsbeleg und Jahresbeleg?
Der Monatsbeleg entsteht für jeden Umsatzmonat einzeln, der Jahresbeleg ist der Monatsbeleg für Dezember und zugleich der Jahresabschluss der Kasse, zu erstellen bis 31. Dezember.
Wo muss ich die DEP-Sicherung speichern?
Auf einem externen Datenträger, getrennt von der Registrierkasse, und unveränderbar, damit die Daten auch bei einem Defekt oder Austausch der Kasse erhalten bleiben.
Was passiert, wenn die technische Sicherheitseinrichtung fehlt?
Das gilt laut Gesetz als Finanzordnungswidrigkeit bis 5.000 Euro nach Paragraf 51 FinStrG, bei vorsätzlicher Manipulation von Belegen sogar bis 100.000 Euro nach Paragraf 51b FinStrG.
Hilft POS Kassen bei der laufenden DEP-Sicherung?
Ja, POS Kassen begleitet dich von der Einrichtung bis zum laufenden Support mit Hotline, Fernwartung und Vor-Ort-Service an 365 Tagen im Jahr.
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Nie wieder unsicher bei Monatsbeleg und DEP-Sicherung
Erzähl uns, wie deine Kasse aktuell gesichert wird. Wir zeigen dir, wo Monatsbeleg und DEP-Sicherung bei dir noch verlässlicher laufen können.