Häufige Fragen zur Registrierkassenpflicht
Häufige Fragen zur Registrierkassenpflicht
Wer ist überhaupt betroffen, was kostet ein Verstoß, und was passiert bei Kassenwechsel oder Ausfall? POS Kassen und EDV Systeme GmbH beantwortet die Fragen, die in der Praxis am häufigsten rund um die Registrierkassenpflicht gestellt werden.
Die wichtigsten Kennzahlen der Registrierkassenpflicht
Bevor die einzelnen Fragen im Detail folgen, hier die zentralen Zahlen und Fristen der Registrierkassenpflicht auf einen Blick. Sie tauchen in den Antworten weiter unten immer wieder auf.
Diese Übersicht ordnet die Fragen, die POS Kassen und EDV Systeme GmbH in Beratungsgesprächen am häufigsten hört: von der Grundpflicht über technische Details bis zu Situationen im Alltag, wenn ein Gast den Beleg ablehnt oder die Kasse einmal ausfällt. Die Antworten ersetzen keine steuerliche Beratung im Einzelfall, sie geben dir aber eine verlässliche erste Orientierung.
| Kennzahl | Wert |
|---|---|
| Umsatzgrenze Registrierkassenpflicht | 15.000 Euro Jahresumsatz |
| Barumsatzgrenze | 7.500 Euro pro Jahr |
| Kalte-Hände-Regel und Ausnahmen | je bis 45.000 Euro Jahresumsatz |
| Sicherheitseinrichtung Pflicht seit | 1. April 2017 |
| DEP-Sicherung | mindestens vierteljährlich |
| Jahresbeleg fällig bis | 31. Dezember |
| Prüfung Jahresbeleg bis | 15. Februar Folgejahr |
| Meldepflicht bei Kassenausfall ab | 48 Stunden |
| Digitale Belegerteilung ab | 1. Oktober 2026 |
| Strafrahmen | bis 5.000 Euro oder bis 100.000 Euro |
Diese Zahlen und Fristen gelten unabhängig davon, ob du eine stationäre Kasse, ein mobiles Terminal oder eine App-Lösung im Einsatz hast. Entscheidend ist immer, dass die gesetzlich vorgeschriebene Sicherheitseinrichtung technisch erfüllt ist, nicht die Bauform der Kasse selbst.
Alle Angaben Stand August 2026; verbindlich ist die jeweils geltende Rechtslage.
Fragen und Antworten
Wer ist von der Registrierkassenpflicht betroffen?
Betroffen bist du ab einem Jahresumsatz von 15.000 Euro und Barumsätzen über 7.500 Euro pro Jahr; beide Grenzen müssen überschritten sein. Die Pflicht beginnt ab dem viertfolgenden Monat nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem beide Grenzen erstmals überschritten wurden.
Reicht ein Handy oder Tablet statt einer Registrierkasse?
Ja, wenn das Gerät die vorgeschriebene Sicherheitseinrichtung erfüllt: Signatur- oder Siegelerstellungseinheit, AES-256-Verschlüsselung, Datenerfassungsprotokoll, signierte Verkettung der Barumsätze und ein maschinenlesbarer QR-Code auf jedem Beleg. Ohne diese Technik zählt ein einfaches Handy nicht als gesetzeskonforme Registrierkasse.
Was passiert, wenn ein Gast den Beleg ablehnt?
Nichts, denn die Belegerteilungspflicht ab dem ersten Barumsatz gilt für dich, nicht für den Gast: Du musst den Beleg anbieten, mitnehmen muss ihn niemand. Seit 1. Oktober 2026 darf der Beleg nach Paragraf 132a BAO auch digital übermittelt oder zur digitalen Mitnahme angezeigt werden; Papier kann der Gast bis Geschäftsschluss weiterhin verlangen.
Was ändert sich beim Kassenwechsel?
In der Regel braucht ein Kassenwechsel auch eine neue Signaturkarte. Die alte Karte nimmst du in FinanzOnline außer Betrieb, die neue registrierst du dort neu, genauso wie beim Tausch einer defekten Karte.
Wie läuft die Außerbetriebnahme einer Registrierkasse ab?
Kasse und Signaturerstellungseinheit sind über FinanzOnline angemeldet, entsprechend meldest du sie dort auch wieder ab, wenn du eine Kasse endgültig außer Betrieb nimmst.
Was mache ich bei einer defekten Signaturkarte?
Bei einem Defekt darfst du weiter kassieren, die Belege tragen dann den Vermerk “Signatureinrichtung ausgefallen”. Aktueller Anlassfall: Karten mit dem Chip ACOS-ID 2.1 müssen bis Mai 2027 getauscht werden.
Mit welchen Strafen muss ich bei Verstößen rechnen?
Fehlt die technische Sicherheitsvorkehrung, ist das eine Finanzordnungswidrigkeit bis 5.000 Euro nach Paragraf 51 FinStrG. Vorsätzliche Manipulation von Belegen kostet nach Paragraf 51b FinStrG bis zu 100.000 Euro.
Gibt es Ausnahmen von der Registrierkassenpflicht?
Ja. Die Kalte-Hände-Regel und gleichgestellte Ausnahmen, also Umsätze im Freien, Alm-, Berg- und Schihütten, Buschenschank bis maximal 14 Tage und gemeinnützige Vereinskantinen bis maximal 52 Tage, gelten jeweils bis zu einem Jahresumsatz von 45.000 Euro.
Was mache ich, wenn die Registrierkasse ausfällt?
Dauert der Ausfall der Sicherheitseinrichtung absehbar länger als 48 Stunden, meldest du Beginn und Ende über FinanzOnline. Während des Ausfalls kassierst du mit Ersatzkasse oder handschriftlichen Belegen mit Durchschrift, danach folgt die Nacherfassung. Details dazu findest du auf der Seite Wenn die Registrierkasse ausfällt.
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Dann klären wir sie im persönlichen Gespräch. Erzähl uns von deinem Betrieb, wir sagen dir, was für dich konkret gilt.