Wann muss ein Kassenausfall gemeldet werden?

Dauert der Ausfall der Sicherheitseinrichtung absehbar länger als 48 Stunden, musst du das über FinanzOnline melden, mit Beginn und Ende des Ausfalls. Ein kurzer Ausfall von wenigen Stunden, etwa durch einen kurzzeitigen Stromausfall, löst diese Meldepflicht nicht automatisch aus; entscheidend ist die absehbare Dauer.

Für POS Kassen gehört diese Einschätzung zum laufenden Support dazu: Gemeinsam mit dir wird geklärt, ob ein Ausfall absehbar über die 48-Stunden-Grenze hinausgeht und die Meldung ansteht.

Wie meldest du Beginn und Ende des Ausfalls?

Beide Zeitpunkte, Beginn und Ende des Ausfalls, werden über FinanzOnline gemeldet. Das Finanzamt erhält damit einen klaren Nachweis, wie lange die Sicherheitseinrichtung nicht funktionsfähig war, und kann diesen Zeitraum bei einer Prüfung nachvollziehen.

Wie kassierst du während des Ausfalls weiter?

Während die Sicherheitseinrichtung ausfällt, darfst du weiter kassieren, allerdings über eine Ersatzkasse oder mit handschriftlichen Belegen mit Durchschrift. Diese Durchschrift bleibt bei dir im Betrieb, das Original erhält der Gast als Beleg für den Barumsatz. So ist der Betrieb auch während einer technischen Störung nicht handlungsunfähig.

POS Kassen hält für genau diesen Fall Leihgeräte bereit: Fällt deine Registrierkasse oder ein zugehöriges Gerät aus, stellt POS Kassen kostenlos ein Ersatzgerät zur Verfügung, damit dein Betrieb möglichst nahtlos weiterläuft.

Was passiert nach dem Ausfall? Die Nacherfassung

Sobald die Sicherheitseinrichtung wieder funktioniert, müssen die während des Ausfalls handschriftlich oder über die Ersatzkasse erfassten Barumsätze in der Registrierkasse nachgetragen werden. Diese Nacherfassung stellt sicher, dass am Ende wieder alle Barumsätze lückenlos im Datenerfassungsprotokoll der Kasse stehen.

Wie bereitest du dich auf einen möglichen Ausfall vor?

Ein Ausfall lässt sich nicht immer verhindern, gut vorbereitet triffst du ihn aber gelassener. Dazu gehören griffbereite Blöcke für handschriftliche Belege mit Durchschrift, ein aktueller Zugang zu FinanzOnline für die Meldung, und die Support-Nummer von POS Kassen griffbereit für dein Serviceteam. Wer diese drei Punkte vorab klärt, verliert im Ernstfall keine Zeit mit Suchen, sondern arbeitet sofort mit dem Ersatzverfahren weiter.

Wie hilft POS Kassen bei einem Kassenausfall?

Mit dem 365-Tage-Support ist POS Kassen an jedem Tag im Jahr erreichbar, über Hotline, Fernwartung, Vor-Ort-Service und Notdienst bis 22 Uhr. Gerade bei einem Kassenausfall zählt schnelle Erreichbarkeit: Ob sich das Problem per Fernwartung lösen lässt oder ein Techniker vor Ort gebraucht wird, entscheidet sich meist schon am Telefon.

Die folgende Übersicht zeigt den typischen Ablauf bei einem Kassenausfall:

Wie die Sicherheitseinrichtung im Regelbetrieb funktioniert, erklärt die Seite Manipulationsschutz und Sicherheitseinrichtung. Fällt speziell die Signaturkarte aus, findest du Details auf der Seite Signaturkarte der Registrierkasse. Weitere Wege, dich für den Ausfall zu wappnen, zeigt der RKSV-Jahrescheck für deinen Betrieb.

Alle Angaben Stand August 2026; verbindlich ist die jeweils geltende Rechtslage.